¡Nuestras reuniones duran demasiado! ¡Se van por las ramas! ¡Hablan demasiado! ¡Nunca se decide nada! ¡Las reuniones son puros egos peleando! ¡Las reuniones son una pérdida de tiempo, no se ve nada estratégico! ¡Hay demasiadas reuniones!
Si usted se siente identificado con algún comentario anterior, este artículo es para usted. La verdad es los 20 años de experiencia en consultoría, el tema de las reuniones siempre es un problema en las empresas. En effectus ya hace 4 años usamos y hacemos consultoría el método de organización que se denomina holacracia.
Holacracia es un sistema de organización que rompe muchos paradigmas y su objetivo es empoderar a las personas. Pero además propone un sistema de reuniones extremadamente efectivo.
El concepto es que las reuniones comités directivos son espacios para que las personas resuelvan sus tensiones (cosas que obstaculizan su trabajo, información que necesitan o requieren entregar, alguna acción o proyecto que necesitan que algún otra área tome). El concepto es darle poder a las personas para que trabajen empoderadas y que vengan a la reunión a remover los obstáculos para que puedan trabajar.
La reunión se maneja con un software que es gratuito y que permite integrar en él, las métricas y proyectos de las personas para hacerles seguimiento. La agenda no se hace antes, se hace en el momento y el objetivo es destensionar a las personas para puedan hacer su trabajo.
Quizás lo más interesante es que una agenda de 30 puntos se puede resolver en 1.5 horas sin ningún problema. Todo se registra en el software y a todos les llega copia del acta automáticamente. Otro aspecto crucial es que los egos no entran en la reunión, quedan afuera. El motivo es que hay un facilitador que ayuda a llevar la reunión y siempre regresa a la pregunta básica ¿qué necesitas? Evita rollos innecesarios y enfoca a todos en resolver su tensión en lugar de explayar su ego.
En Effectus ya hemos implementado esta metodología en varias empresas importantes además de la nuestra y el aumento de productividad es brutal. En mi caso personal, como gerente general de effectus fischman consultores, este sistema me ha permitido empoderar a mi personal y poder dedicarme a actividades que aportan mucho más valor.